E-Doręczenia dla firm wpisanych do KRS – obowiązek od 1 kwietnia 2025 roku
W poprzednim artykule omówiliśmy ogólne zasady wdrażania e-Doręczeń w firmach oraz ich korzyści. Teraz warto skupić się na kluczowym terminie dla spółek wpisanych do KRS.
Od 1 kwietnia 2025 roku przedsiębiorcy wpisani do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 roku muszą posiadać aktywny adres do e-Doręczeń wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE). Firmy rejestrowane w KRS od 1 stycznia 2025 roku są obejmowane obowiązkiem już przy rejestracji.
Warto złożyć wniosek odpowiednio wcześniej, aby mieć czas na jego rozpatrzenie i aktywację skrzynki przed obowiązującym terminem.
Jak założyć skrzynkę e-Doręczeń dla firmy?
Aby spełnić wymogi prawne i zapewnić ciągłość komunikacji z administracją publiczną, firmy powinny wykonać następujące kroki:
- Złóż wniosek o adres do e-Doręczeń — możesz skorzystać z portalu Biznes.gov.pl. Wniosek powinny podpisać osoby uprawnione do reprezentowania firmy albo odpowiednio umocowany pełnomocnik.
- Wyznacz administratora i aktywuj skrzynkę — przedsiębiorcy wpisani do KRS mają obowiązek wskazania administratora. Po utworzeniu adresu administrator przeprowadza aktywację; samo wysłanie wniosku nie wystarczy.
- Zorganizuj bieżącą obsługę korespondencji — ustal, kto sprawdza skrzynkę, przekazuje pisma właściwym osobom i pilnuje terminów odpowiedzi.
Dlaczego warto zadbać o obsługę skrzynki?
Założenie i aktywacja skrzynki to dopiero początek. Równie ważne jest regularne sprawdzanie korespondencji oraz pilnowanie terminów wynikających z otrzymanych pism.
Nieodebranie wiadomości od urzędu nie zawsze zapobiega skutkom doręczenia. Zaniedbanie obsługi aktywnej skrzynki może więc oznaczać przeoczenie wezwania lub terminu na wniesienie odwołania.
Warto ustalić jasny podział obowiązków i zapewnić zastępstwo na czas nieobecności osoby obsługującej korespondencję.
Podsumowanie
Wdrożenie e-Doręczeń dla firm wpisanych do KRS od 1 kwietnia 2025 roku to obowiązek, którego nie można lekceważyć. Warto jak najszybciej założyć skrzynkę, aby uniknąć problemów i zapewnić firmie sprawną komunikację z urzędami.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o zasadach działania e-Doręczeń, zajrzyj do naszego wcześniejszego wpisu, w którym szczegółowo omówiliśmy ten temat. A jeśli potrzebujesz pomocy we wdrożeniu – skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym, a przeprowadzimy Cię przez cały proces!
