Od 2024 roku wiele firm w Polsce będzie zobowiązanych do korzystania z systemu „e-Doręczenia”. To istotna zmiana w sposobie komunikacji między przedsiębiorstwami a administracją publiczną, która ma na celu usprawnienie i przyspieszenie obiegu dokumentów. Co warto wiedzieć o tym obowiązku?
Czym są e-Doręczenia?
E-Doręczenia to nowoczesny system przesyłania korespondencji elektronicznej, który zastępuje tradycyjną formę papierową. Dzięki temu dokumenty urzędowe, decyzje administracyjne i inne pisma będą dostarczane cyfrowo, w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami.
Kogo dotyczy obowiązek e-Doręczeń?
Obowiązek wdrożenia e-Doręczeń obejmuje m.in.:
- Spółki wpisane do KRS,
- Jednoosobowe działalności gospodarcze rejestrowane po 30 grudnia 2023 roku,
- Podmioty publiczne,
- Profesjonalnych pełnomocników, w tym adwokatów, radców prawnych i doradców podatkowych.
Firmy już istniejące, które nie są jednoosobowymi działalnościami gospodarczymi, będą miały obowiązek wdrożenia systemu e-Doręczeń w późniejszych terminach, zgodnie z harmonogramem Ministerstwa Cyfryzacji.
Jak wdrożyć e-Doręczenia w firmie?
Aby wdrożyć e-Doręczenia, należy:
- Złożyć wniosek o adres do doręczeń elektronicznych – można to zrobić poprzez platformę ePUAP lub bezpośrednio na stronie gov.pl.
- Założyć skrzynkę e-Doręczeń – to miejsce, do którego będą trafiały wszystkie oficjalne pisma.
- Zapewnić obsługę e-Doręczeń w firmie – wyznaczyć osobę odpowiedzialną za odbieranie korespondencji elektronicznej.
Jakie są korzyści z e-Doręczeń?
Wprowadzenie e-Doręczeń wiąże się z wieloma korzyściami, takimi jak:
- Oszczędność czasu i kosztów związanych z tradycyjną pocztą,
- Pewność doręczenia dokumentów w określonym terminie,
- Lepsza kontrola nad dokumentacją firmy,
- Większe bezpieczeństwo korespondencji.
Co grozi za brak wdrożenia e-Doręczeń?
Firmy, które nie wdrożą e-Doręczeń w wymaganym terminie, mogą napotkać trudności w komunikacji z urzędami, a w przyszłości także ryzyko sankcji administracyjnych.
Podsumowanie
Obowiązek korzystania z e-Doręczeń to krok w stronę cyfryzacji administracji publicznej. Warto już teraz przygotować firmę na tę zmianę, aby uniknąć problemów i czerpać korzyści z nowoczesnej formy komunikacji.
Potrzebujesz pomocy we wdrożeniu e-Doręczeń? Skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym – pomożemy Ci w każdym etapie procesu!
